コラム

街中の広告や案内板などによく見られるようになったデジタルサイネージですが、オフィスの中でも大いに活用することができます。オフィスサイネージは顧客や取引先に向けた使い方もできますし、オフィス内のスタッフに向けた使い方をすることも可能です。では、オフィスにおけるデジタルサイネージの利用シーンについて紹介します。

オフィスで使うデジタルサイネージ

オフィスでデジタルサイネージを活用するときに、顧客や取引先に向けた使い方を考えると受付への設置がまず考えられます。受付に設置して、会社のイメージ映像や取扱商品、フロア案内などを随時流せば、企業のイメージアップや目的地の把握が可能です。さらに企業の経営理念や業務上の取り組み、また企業や業界の最新ニュースなどは、受付を訪ねてくるお客様への企業や業界の周知となり、有益なコンテンツにもなりえます。

その他、天気予報や一般的な時事ニュースを流すのもおすすめです。こうした日常に即した情報はどのような人にも有益ですし、顧客や取引先など社外に向けた情報だけではなく、社内スタッフにも役に立ちます。そして、日常に即した情報は刻一刻と変わるものですから、その都度更新できるオフィスサイネージのシステムは便利に使えます。

このようにオフィスサイネージを受付に設置することで、企業の顔として機能する上に、訪問する人へ寄り添う姿勢を示すことができます。それだけではなく、お客様が通行する廊下やエレベーター前などに設置すれば待ち時間などの間にも情報発信をし、企業を印象付けるといった使い方も可能です。

お客様受付だけではなくオフィス内での情報共有

受付だけではなく、社内スタッフに向けた活用方法もあげられます。たとえば、オフィス内に設置して連絡事項や売上、生産状況などの情報を流すことで、スタッフへのスムーズな情報共有が可能になります。また、配置されたデジタルサイネージごとに分けて配信することもできるため、限られた部署だけで必要な情報なども無駄なく配信できます。さらに、社内報をオフィスサイネージで流せば、印刷コストも省けることになります。

企業内で企画するイベントなどについても、オフィスや食堂、リフレッシュルームなどに設置されたオフィスサイネージに流せば効果的でもあります。これまでのようにメールやグループウェア上での周知に加えることにより、伝え漏れを減らせます。
そして、災害などの緊急事態においても社内全体に最新ニュースや対応方法・指示などの情報周知に役立ち、迅速な対応につながります。

オフィスサイネージの導入は、連絡事項の周知のためにポスターを貼ったり文書を配布したりといった作業コストを大幅に減らすことが可能です。情報は随時更新されるため、スタッフは最新の情報だけを参照できるようになります。最新情報を社内周知できると、スタッフの意識をまとめることにもなり、現場の業務のベクトルが統一されるというメリットも考えられます。

繰り返し再生でオフィス内に「気づき」を

とはいえ、オフィスサイネージの配信は随時情報が変わるものです。その情報は現場にいないスタッフは見ることができませんが、これを解消するために情報の繰り返し再生が有効です。何度も繰り返せば、いずれかのタイミングでスタッフが情報に気づき、必要な情報を収集するための行動につなげることができます。
また配信時間帯を分けて、それぞれの時間帯に達成すべき目標やスタッフ同士の交流など内容を変えて配信すれば、その都度スタッフに新たな気づきを提供することにつながります。こうした情報をその都度配繰り返して配信することで多くのスタッフに内容を周知でき、スタッフのモチベーション向上にもなります。

メールやグループウェアが頻繁に使えない人にこそメリットがある

社内スタッフへの連絡については、口頭や文書、回覧板などでの周知はコストがかかる上に伝え漏れなどが生じる可能性があります。では、メールやグループウェアを利用すれば迅速に連絡ができるのではないかと考えるところですが、こうしたツールは頻繁に見る人とつい後回しにしてしまう人がいます。また、パートやアルバイトなどがいる場合、PCに向かう機会自体があまりないものです。こうした場合にオフィスサイネージを利用すれば、業務の手を止めることなく見ることができたり、PCを見る機会がない人にもすぐに情報を共有したりすることが可能です。

つまり、メールやグループウェアでの連絡やコミュニケーションの不便な点を、オフィスサイネージがカバーできるということになります。オフィスサイネージの利用シーンはこのように多岐にわたり、いずれの場合も最新の配信情報を流せること、多くの人がすぐに情報を共有できることなど多くのメリットをもたらすものです。